Nove passos para uma boa delegação

Todos os dias delegamos tarefas, quer seja em casa quer seja no trabalho. 

Temos de ter consciência que não conseguimos fazer tudo sozinhos e por vezes temos de recorrer a outras pessoas. O mesmo acontece a quem lidera uma equipa, o líder. Essa pessoa sozinha não consegue atingir os objetivos da equipa e, em certas ocasiões, o líder tem mesmo de delegar em alguém que aja em seu nome.

Mas afinal, o que é a delegação?

Delegação é o processo de transferir a responsabilidade de uma atividade ou tarefa específica de uma pessoa para outra. E assim, capacitar esse indivíduo a atingir um objetivo específico.

O processo de delegação é algo que vamos aprendendo a fazer ao longo da nossa vida e devemos refletir sobre a forma como delegamos, de forma a melhorá-lo e atingir resultados positivos.

Neste artigo iremos dividir o processo de delegação em 9 passos:

1º Passo – Dar prioridade 

Rever a carga de trabalho da equipa e identificar quais as tarefas mais urgentes e quais podem ser delegadas a outras pessoas da equipa.

2º Passo - Escolher a pessoa a quem delegar a tarefa

Primeiro, devemos averiguar a disponibilidade de cada membro da equipa e quem tem mais tempo para executar a tarefa. Depois, devemos verificar se têm capacidade e conhecimento para a executar. Nesta etapa, deve-se também, ter atenção ao grau de experiência do colaborador, bem como a motivação para realizar a tarefa.

A escolha da pessoa a quem se irá delegar a tarefa é muito importante, uma vez que uma escolha inadequada pode levar a resultados negativos. Consequentemente, a organização é prejudicada, o líder sente-se inibido para renovar a delegação, e o colaborador perde a autoconfiança e a motivação para vir a assumir novas responsabilidades no futuro.

3º Passo - Atribuir responsabilidade 

Explicar e descrever claramente a tarefa delegada pela qual o membro da equipa está responsável, bem como definir os objetivos, os resultados esperados, os prazos a cumprir, entre outras informações relevantes. Às vezes, a delegação é comunicada e exercida em termos muito vagos, de tal forma que o colaborador para avançar na execução da tarefa fica pendente de orientações do líder e sente dificuldade em fazer a tarefa atribuída de forma autónoma. 

4º Passo - Identificar as necessidades de formação 

Poderá ocorrer que o colaborador precise de formação, quer seja de um colega ou externa, para desenvolver e concluir a tarefa delegada. Assim, o líder deve identificar e fornecer a formação necessária para o desenvolvimento da tarefa.

5º Passo - Identificar recursos

Apurar se o membro da equipa conhece os materiais, informações e orçamento disponíveis. E caso seja necessário adquirir alguns recursos, o líder deve os fornecer ou autorizar outros a fornecê-los.

6º Passo - Autorizar / conceder autoridade 

Dar ao membro da equipa a autoridade necessária para reunir recursos e tomar as decisões necessárias para alcançar os resultados esperados. Neste passo, deve-se esclarecer claramente até que ponto essa pessoa poderá agir em nome do líder.

7º Passo - Estabelecer a responsabilidade

Responsabilizar os membros da equipa pela conclusão das tarefas que eles concordaram em concluir. Neste caso, pode-se recorrer a padrões de desempenho e cronogramas para conclusão. Indicar a quantidade e a frequência dos relatórios de progresso desejados.

8º Passo - Acompanhar

O acompanhamento é vital no processo de delegação. Os líderes devem estar disponíveis para ouvir os sucessos e os desafios que os membros da equipa estão a enfrentar, bem como oferecer feedback e ajudar quando necessário.

 

9º Passo - Reconhecer

Os líderes devem reconhecer os membros da equipa pelos resultados positivos que obtiveram e pelo empenho dedicado. Deste modo, o reconhecimento incentiva o membro a continuar o bom trabalho.

A delegação traz inúmeros benefícios.

Uma boa delegação requer reflexão e planeamento cuidados levando a:

    👉 maior comprometimento dos membros da equipa;

    👉 uma força de trabalho mais envolvida e capacitada;

    👉 maior produtividade e qualidade;

    👉 o líder tem mais tempo disponível para acompanhar a sua equipa.

 

“Se quiseres fazer algumas pequenas coisas corretamente, fá-las tu mesmo. Se queres fazer grandes coisas e causar um grande impacto, aprende a delegar.”

John C. Maxwell, autor americano

Infografia:

Manual da Toastmasters International, Leadership Excellence Series, Delegate To Empower

https://expressoemprego.pt/carreiras/riscos-e-condicoes-de-eficacia-da-delegacao/3219

Diana Simões
Vice-Presidente de Educação